Diese Erklärung sagt, welche personenbezogenen Daten die dcyphr.® GmbH („wir“) verarbeitet, wenn Sie die dcyphr.® ID nutzen — das Konto, die Apps (u. a. Events, Matchmaking, Academy, Spiele, Prompt-Werkzeuge, Fokus) und den Event-Bereich mit Tickets und Einlass. Sie folgt dem Aufbau der Datenschutzerklärung auf dcyphr.ai; für unsere Websites dcyphr.ai, dcyphr.io und aicon26.com gilt dort die jeweils eigene Erklärung.
Eingetragen beim Amtsgericht Mannheim unter HRB 748843, USt-IdNr. DE355754143. Ansprechpartner für den Datenschutz ist der Geschäftsführer, erreichbar unter der oben genannten E-Mail-Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) derzeit nicht vorliegen.
Konto, Plattformbetrieb, eigene Events von dcyphr.® und AICon: Hier sind wir Verantwortliche.
Events anderer Veranstalter und Organisationen: Die dcyphr.® ID können auch andere Veranstalter und Organisationen für ihre eigenen Events, Teams und Inhalte nutzen. Für die Daten, die sie dort erheben (z. B. Teilnehmerlisten, Einladungen, Programm, Personal- oder Teamdaten), sind diese Veranstalter bzw. Organisationen Verantwortliche; wir verarbeiten sie in deren Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Ein Muster für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung finden Sie hier. Wer Veranstalter eines Events ist, steht auf der Event-Seite.
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Name, Kürzel, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), optionales Profilbild, gewählte Sprache und Darstellung | Konto anlegen, anmelden, Personen in Apps und Events zuordnen | lit. b, ergänzend lit. f | bis zur Löschung des Kontos |
| Anmeldung mit Google (nur wenn eingerichtet und von Ihnen gewählt): von Google bestätigte E-Mail-Adresse und Name | Anmeldung ohne eigenes Passwort | lit. b | bis zur Löschung des Kontos |
| Zweiter Faktor (optional bzw. wo verlangt): Einmalcode per E-Mail oder SMS, bei SMS Ihre Mobilnummer; Vermerk „Gerät merken“ | Schutz des Kontos | lit. b und lit. f (Art. 32 DSGVO) | Codes wenige Minuten; Mobilnummer bis Sie sie entfernen; „Gerät merken“ 30 Tage |
| Bestätigungs- und Rücksetz-Zeichen (als Hash), Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Fehlversuche mit IP-Adresse | E-Mail bestätigen, Passwort zurücksetzen, Schutz vor Passwort-Raten | lit. b und lit. f | 24 Stunden bzw. 1 Stunde; Zähler nach 15 Minuten bis 1 Stunde hinfällig |
| Events: Anmeldung zu Programmpunkten, Ticket (Name, Ticketart, QR-Code), Einlass-Scans mit Zeitpunkt, Mitteilungen im Event-Chat | Teilnahme, Einlass, Programm, Austausch | lit. b; Event-Chat auf Ihre Nutzung hin (lit. b/f) | solange das Event besteht; danach nach den Vorgaben des Veranstalters bzw. gesetzlichen Fristen |
| Matchmaking: Ihr Profil (Angaben, die Sie selbst machen), Suchkriterien, Ihre Wischentscheidungen, Kontaktwünsche und Treffer | Teilnehmende zusammenbringen | lit. a — nur wenn Sie sich bei einem Event als sichtbar eintragen; jederzeit abschaltbar | bis Sie die Sichtbarkeit beenden oder das Konto löschen |
| Nachrichten und Kontakte zwischen Konten, Einladungen | Kommunikation innerhalb der Plattform | lit. b und lit. f | bis zur Löschung durch Sie oder die Beteiligten |
| Academy, Spiele, Fokus, Prompt-Werkzeuge: Lernfortschritt, Ergebnisse und Bestenlisten (mit Ihrem Anzeigenamen, soweit Sie teilnehmen), Zertifikate, von Ihnen gespeicherte Prompts und Eingaben | Lernen, Wettbewerb, Ablage Ihrer Arbeit | lit. b; Bestenlisten lit. f | bis zur Löschung durch Sie oder des Kontos |
| Organisations- und Teamfunktionen (Rollen, Einladungen, Projekte und Aufgaben, in einer Organisation freigeschaltete Apps, z. B. HR-Apps): Inhalte, die Ihre Organisation einträgt | Zusammenarbeit in der Organisation | je nach Organisation; wir als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 2) | nach Vorgabe der Organisation |
| Betriebsstatistik: Zeitpunkt, App, aufgerufener Pfad, Antwortcode, Dauer, Herkunftsseite; zur Zählung eindeutiger Besucher ein täglich wechselnder, nicht umkehrbarer Hash. Keine IP-Adresse wird gespeichert. | Betrieb, Fehlersuche, Auslastung | lit. f | Rohdaten höchstens 35 Tage |
| Server-Protokolle des Hosters (IP-Adresse, Zeitpunkt, Adresse, Browserkennung) | Betrieb, Angriffsabwehr | lit. f | nach Vorgabe des Hosters, in der Regel wenige Tage |
| Anfragen per E-Mail oder Telefon | Beantwortung | lit. b bzw. lit. f | bis zur Erledigung, höchstens drei Jahre |
| Rechnungs- und Vertragsdaten (soweit kostenpflichtige Leistungen bestehen) | Abrechnung, Buchhaltung | lit. b und lit. c | 6 bzw. 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
Technisch notwendig und ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): die Sitzungskennung pcsid (endet spätestens
mit dem Schließen des Browsers), pctrust (nur wenn Sie bei der Zwei-Faktor-Anmeldung „dieses Gerät merken“
wählen; 30 Tage), pck (Ihr zuletzt gewähltes Konto im Mehrkonten-Betrieb; 180 Tage) und pclang
(Ihre Sprachwahl; ein Jahr). Sie werden nur über HTTPS übertragen, sind für Skripte nicht lesbar und enthalten keine Inhalte.
Zusätzlich speichert Ihr Browser Einstellungen im lokalen Speicher (z. B. gewählte Programm-Ansicht, Darstellung der Academy, Bestwerte in Spielen, zuletzt gewählte Hinweise). Diese Werte verlassen Ihr Gerät nicht; Sie können sie jederzeit über die Browsereinstellungen löschen.
Wenn wir Analyse- oder Marketing-Dienste eingerichtet haben und eine Einwilligung verlangen, erscheint ein Cookie-Banner.
Ihre Auswahl merken wir im Cookie dc_consent (ein Jahr). Ohne Ihre Zustimmung wird keiner dieser Dienste
geladen. Ihre Auswahl ändern Sie, indem Sie dieses Cookie in den Browsereinstellungen löschen; das Banner erscheint dann erneut.
Die Plattform kann folgende Dienste einbinden, sofern wir sie einrichten: Google Tag Manager und Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd., Dublin), Hotjar (Hotjar Ltd., Malta), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin), TikTok Pixel (TikTok Technology Ltd., Dublin), X Pixel (Twitter International Unlimited Company, Dublin) und Ahrefs Analytics (Ahrefs Pte. Ltd., Singapur). Sie dienen der Reichweiten- und Erfolgsmessung unserer Angebote und Kampagnen. Sie laden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG); ohne Einwilligung besteht keine Verbindung zu diesen Anbietern. Hotjar blendet Eingaben in Formularfeldern standardmäßig aus. Die Anbieter können Daten in die USA und andere Drittländer übermitteln (siehe Ziffer 10) und sie mit ihren eigenen Konten verknüpfen; Einzelheiten stehen in deren Datenschutzhinweisen. Welche Dienste aktuell aktiv sind, teilen wir auf Anfrage mit.
Im Matchmaking und in Teilnehmer-Ansichten sind Sie nur sichtbar, wenn Sie es für das jeweilige Event eingestellt haben. Ihre Agenda ist standardmäßig nicht offen. Teilnehmerlisten geben wir nicht an Dritte weiter; Aussteller und Sponsoren erhalten Kontaktdaten nur, wenn Sie am Stand ausdrücklich zustimmen (z. B. durch Badge-Scan). Name und Unternehmen können auf dem Namensschild stehen. Referentinnen, Referenten und Ansprechpersonen von Ausstellern verarbeiten wir mit Name, Funktion, Unternehmen, Kurzbiografie und Foto, um das Programm zu veröffentlichen.
Bei Veranstaltungen von dcyphr.® und AICon werden Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt und für Dokumentation, Berichterstattung, Mediathek, Bewerbung künftiger Veranstaltungen, Social Media und Pressemitteilungen genutzt (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, §§ 22, 23 KUG). Wir weisen am Einlass, auf Tickets und durch Aushänge hin. Wenn Sie nicht erkennbar abgebildet werden möchten, sagen Sie es am Einlass (Sie erhalten eine Kennzeichnung); nachträglich können Sie unter contact@dcyphr.ai widersprechen. Vorträge werden nur mit Einwilligung der Vortragenden aufgezeichnet und veröffentlicht.
Soweit Dienstleister außerhalb der EU bzw. des EWR eingesetzt werden, sichern wir ein angemessenes Schutzniveau durch einen Angemessenheitsbeschluss (z. B. EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Anbieter), durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder in Einzelfällen durch Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Das Hosting der Plattform selbst findet in Deutschland statt.
Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO). Vorschläge im Matchmaking sind Hinweise auf Grundlage Ihrer eigenen Angaben und Suchkriterien; ob Sie jemanden kontaktieren, entscheiden Sie. Wo Sie mit einem KI-System interagieren, kennzeichnen wir das (Art. 50 KI-Verordnung (EU) 2024/1689).
Wer einen persönlichen Link kennt (z. B. Einladungs- oder Freigabe-Link), kann damit ohne Anmeldung Inhalte abrufen. Geben Sie solche Links nicht weiter; wo die Plattform das anbietet, macht „Neuen Link erzeugen“ den alten sofort ungültig. Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und werden nur an berechtigte, angemeldete Personen ausgeliefert. Name, Kürzel und Profilbild sind für Mitglieder gemeinsamer Teams, Organisationen und Events sichtbar.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen, gegen Direktwerbung jederzeit (Art. 21 DSGVO). Einwilligungen können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Eine E-Mail an contact@dcyphr.ai genügt. Viele Angaben ändern Sie selbst im Profil, Ihre Daten können Sie über die Export-Funktionen der Apps mitnehmen.
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.
Auf Wunsch löschen wir Ihr Konto samt Name, E-Mail-Adresse, Kürzel, Profilbild und Ihren persönlichen Einstellungen. Beiträge und Einträge, die zum gemeinsamen Arbeitsstand eines Teams, einer Organisation oder eines Events gehören (z. B. angelegte Aufgaben, Programmpunkte), können bestehen bleiben; auf Wunsch entfernen wir Ihren Namen dort. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort (oder Google-Anmeldung) lässt sich kein Konto anlegen; ohne Konto sind die Apps nicht nutzbar. Alle weiteren Angaben, auch Profilbild und Matchmaking-Profil, sind freiwillig.
Die Plattform wird ausschließlich über TLS (HTTPS) ausgeliefert; Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein und passen sie dem Stand der Technik an. Wir prüfen diese Erklärung mindestens jährlich und passen sie an, wenn sich Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern; es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.